Stěhování kanceláře krok za krokem: harmonogram, IT a archiv

Co pro firmy zajišťujeme

Přestěhování kanceláře se posuzuje jinak než stěhování domácnosti. Neřeší se jen to, jestli se nábytek vejde do auta, ale hlavně kdy se smí zavřít provoz, kdo odpojí techniku, kam se poděje archiv a jestli po sobě necháte pronajímateli prázdné a uklizené prostory.

Stěhujeme Vše je stěhovací služba se sídlem v Brně na Pekařské 384/13, na trhu od roku 2023. Jsme OSVČ, IČO 19121466, DIČ CZ8207053954, registrovaný plátce DPH – firemní zakázku tedy dostanete běžnou fakturou. Hodnocení od zákazníků najdete na našem profilu na Firmy.cz.

Pro firmy, provozovny a instituce zajišťujeme:

• kompletní přesun kanceláře – nábytek, technika, archiv, kuchyňka i výzdoba;
• demontáž a zpětnou montáž stolů, skříní, regálů a dělicích kójí;
• stěhování těžkého vybavení – trezorů, kopírek a multifunkcí, regálových systémů;
• přesun IT techniky včetně serverů a síťových prvků;
• stěhování archivů a spisoven v očíslovaných krabicích proti seznamu;
• vyklizení a ekologickou likvidaci nepotřebného vybavení;
• mezinárodní stěhování v rámci EU – například při přesunu pobočky;
• přepravu osob, pokud potřebujete přesunout i tým.

Stejným způsobem stěhujeme byty a rodinné domy, takže při přesunu jednatele nebo relokaci zaměstnance nemusíte hledat druhou firmu.

Jak firemní stěhování probíhá krok za krokem

1. Obhlídka zdarma a nezávazně. Projdeme obě adresy. Zajímá nás počet pracovních míst, kolik je skříní a archivních regálů, jaká je technika, rozměry dveří a výtahu, kde zastaví auto a jestli je potřeba povolení k vjezdu, rezervace nákladního výtahu nebo domluva s vrátnicí na časové okno. Většina komplikací v den stěhování vzniká právě tady – ne u nábytku, ale u budovy.
2. Nabídka a harmonogram. Dostanete rozpis: kolik lidí a jaké auto nasadíme, v jakém pořadí se stěhují jednotlivá oddělení, kdy se odpojuje technika a kdy má být kancelář prázdná pro pronajímatele.
3. Příprava. Obalový materiál zapůjčujeme zdarma — kdy a jak ho dostanete, domluvíme předem. Vaši lidé si zabalí obsah stolů a zásuvek, my se postaráme o nábytek, techniku a všechno těžké.
4. Den stěhování. Demontáž, zabalení, nakládka, přeprava, vykládka. Pracujeme od nejtěžších a nejobjemnějších kusů, aby nábytek nestál v cestě, až se ponesou krabice.
5. Rozmístění a montáž. Na nové adrese jedeme podle plánku – každá krabice a každý stůl jde rovnou do své místnosti. Nábytek smontujeme zpět a postavíme na určená místa.
6. Předání. Odvezeme obaly a odpad, případně rovnou naložíme vybavení určené k likvidaci. Vrácení zapůjčených krabic domluvíme.

Jestli chcete projít plánování do hloubky, sepsali jsme podrobný návod, jak naplánovat stěhování kanceláře.

Harmonogram: stěhujeme mimo vaši pracovní dobu, víkendy bez příplatku

Nejdražší položkou firemního stěhování bývá výpadek provozu, ne faktura od stěhováků. Proto za práci o víkendu ani ve svátek neúčtujeme příplatek – máte stejnou hodinovou sazbu jako v úterý dopoledne.

V praxi se osvědčily tři varianty:

• Víkend najednou. V pátek po zavírací době vyklidíme starou adresu, v sobotu a v neděli montujeme a rozmisťujeme. V pondělí ráno si lidé sednou na nová místa.
• Po etapách. Stěhuje se oddělení po oddělení nebo patro po patře, zbytek firmy zatím funguje dál. Vhodné tam, kde provoz nejde přerušit ani na den.
• Ráno a večer. Nábytek a archiv jedou mimo úřední hodiny, technika se stěhuje jako poslední po skončení směny.

Menší kancelář s několika pracovními místy zvládneme během jednoho dne, u větší firmy počítejte spíš s celým víkendem. Dispečink máme dostupný nepřetržitě, takže termín se dá řešit i mimo běžné hodiny. Víc o organizaci víkendového termínu najdete v článku o stěhování o víkendu.

Stěhování IT techniky a serverů

Rozdělení rolí je jednoduché a funguje nejlépe, když se dohodne předem: odpojení, zálohy a zpětné zapojení do sítě si řídí váš IT správce, my odpovídáme za to, že technika dorazí v pořádku.

Na co se při přesunu techniky drží pravidla:

• Zálohy před vypnutím. Nejlevnější pojistka celého stěhování. Data zálohujte den předem, ne ráno v den D.
• Technika musí vychladnout. Servery a počítače vypínejte s předstihem, ne pět minut před nakládkou.
• Kabely a porty ke svému zařízení. Popsané kabely dáme do sáčku a přilepíme přímo k počítači nebo monitoru. Ušetří to hodiny hledání u zprovozňování.
• Servery a síťové prvky vezeme nastojato, fixované a oddělené od nábytku, aby na ně nic nedosedlo.
• Monitory nikdy nestohujeme volně na sebe – balí se jednotlivě do bublinkové fólie, ideálně do původní krabice, pokud ji máte.
• Technika jede zvlášť. Krabice s IT nakládáme naposledy a vykládáme jako první, aby v novém prostoru mohl správce začít zapojovat, zatímco my ještě montujeme nábytek.

Jestli máte rack, řekněte nám při obhlídce jeho rozměry a hmotnost i to, jestli se má stěhovat vcelku nebo vyskládaný – podle toho volíme auto a počet lidí.

Archiv, spisovna a dokumenty s osobními údaji

Archiv bývá při stěhování kanceláře nejtěžší a zároveň nejcitlivější položka. Papír je hustý: běžná krabice plná šanonů váží víc, než většina lidí čeká, a přeplněná krabice praskne cestou po schodech. Proto archivní krabice zásadně neplníme až po okraj a raději jich uděláme víc.

U dokumentů, které obsahují osobní údaje, smlouvy nebo zdravotní dokumentaci, se držíme jednoduchých pravidel:

• Číslujeme, ne popisujeme obsah. Na krabici je kód, ne "mzdy 2019–2024". Seznam obsahu si vedete vy.
• Domluvený režim. Jak se s krabicemi s citlivými dokumenty zachází — kdo je veze, kdo je přebírá a jakou cestou — si nastavíme předem podle vašich pravidel.
• Předání proti seznamu. Na nové adrese je přebírá jedna určená osoba a odškrtává si čísla krabic.
• Regály nejdřív, papír potom. Archivní regály montujeme na nové adrese dřív, než přivezeme spisy – jinak vám krabice zablokují celou místnost.

Máte-li vnitřní směrnici pro nakládání s osobními údaji nebo požadavek na mlčenlivost, přineste ji k obhlídce a postup nastavíme podle ní. Totéž platí pro dokumenty určené ke skartaci – řekněte nám předem, co s nimi má být, a domluvíme se, jak s nimi naložit.

Trezory, kopírky a další těžké vybavení

Těžká břemena děláme běžně – od pianin a klavírů po trezory. V kanceláři jde nejčastěji o:

• trezory a ohnivzdorné skříně – zásadní je znát hmotnost a to, jestli je trezor ukotvený do podlahy nebo do zdi;
• kopírky a velké multifunkce – převáží se s aretovanou optikou a bez toneru v zásobníku, jinak hrozí zanesení uvnitř stroje;
• archivní a skladové regály – tady se skoro vždy vyplatí demontáž, nosníky se pak vejdou do menšího auta;
• masivní zasedací stoly a recepční pulty – často se musí rozebrat, protože se v celku nevejdou do výtahu.

U každého těžkého kusu potřebujeme před obhlídkou vědět hmotnost, rozměry a trasu – kolik je schodů, jak široké jsou zárubně a jestli je k dispozici nákladní výtah. Podrobněji jsme to rozepsali v článku o stěhování těžkých břemen; pokud výtah k dispozici není, čtěte i stěhování bez výtahu.

Značení a číslování krabic: systém, který zrychlí vykládku

Rychlost firemního stěhování se nerozhoduje u auta, ale u štítků. Když je krabice popsaná, nese se rovnou do cílové místnosti. Když popsaná není, skončí na hromadě u vchodu a v pondělí ji hledá pět lidí.

Osvědčil se nám jednoduchý kód ve tvaru oddělení – místnost – pořadové číslo, například FIN-204-07. K tomu:

• barva podle oddělení – barevná páska nebo štítek, u vchodu do nových prostor visí plánek se stejnými barvami;
• štítek na dvou stranách krabice, ne jen na víku – na složené hromadě je vrchní popis nečitelný;
• soupis krabic v tabulce: číslo, oddělení, obsah rámcově, cílová místnost;
• označení PRIORITA na krabice, které se musí otevřít jako první – tiskárna, kabely, kávovar, hygienické potřeby;
• označení NEOTVÍRAT na archiv a osobní věci zaměstnanců.

Stejnou logiku používáme i pro nábytek: každý demontovaný díl dostane štítek s cílovou místností a spojovací materiál jde v podepsaném sáčku připevněném přímo k němu. Obecné zásady balení jsme popsali v článku jak správně zabalit věci na stěhování.

Obalový materiál – banánové krabice, stretch fólii, pevné pytle i bublinkovou fólii – zapůjčujeme zdarma.

Demontáž a montáž nábytku a kancelářských kójí

Kancelářský nábytek se skoro vždy vyplatí rozebrat. Velký stůl, který projde dveřmi jen po hraně, se nese o polovinu déle než dvě desky a nohy zvlášť – a riziko, že se poškrábe zárubeň nebo výtah, je násobně vyšší.

Běžně demontujeme a zpět montujeme:

• pracovní stoly včetně kabelových lávek a výškově stavitelných rámů,
• skříně, kontejnery a šatní stěny,
• dělicí kóje, akustické panely a paravány,
• regály a archivní systémy,
• recepční pulty a zasedací stoly.

Na nové adrese pracujeme podle plánku rozmístění. Připravte ho ideálně už k obhlídce – stačí jednoduchý nákres s čísly místností a jmény lidí. Ušetří to nejvíc času ze všeho, co můžete udělat.

Vyklizení a likvidace nepotřebného vybavení

Stěhování je nejlepší okamžik, kdy se firma zbaví toho, co roky stojí ve sklepě. Rozbité židle, staré monitory, prázdné regály a archiv po skartační lhůtě nemá smysl vozit na novou adresu a platit za jejich přesun.

Vyklizení a ekologickou likvidaci proto běžně spojujeme se stěhováním do jednoho termínu. Postup je jednoduchý: nejdřív odvezeme věci, které jedou na novou adresu, a teprve pak naložíme to, co jde pryč. Hlavní přesun to nezdrží a pronajímateli předáte prázdné prostory.

Vyklízíme kanceláře, sklady, sklepy i celé komerční prostory. Roztřídíme, co lze odevzdat do sběru nebo na ekodvůr, a zbytek odvezeme k likvidaci.

Pojištění a odpovědnost

Naše služby jsou pojištěné. Pojistka kryje nakládku, přepravu i vykládku a také škodu způsobenou třetím stranám – tedy situaci, kdy se při stěhování poškodí podlaha, výtah, zárubeň nebo fasáda v pronajaté budově. U kancelářských objektů to bývá to nejdůležitější: majitel budovy řeší škodu na společných prostorách stejně pilně jako vy škodu na svém nábytku.

Pokud pronajímatel vyžaduje doložení pojištění před vpuštěním stěhovací firmy do budovy, řekněte nám to při obhlídce co nejdřív, ať je papírování vyřízené dřív, než se blíží domluvený termín.

Kolik to stojí

Ceny se u každé zakázky liší podle odpracovaného času a ujetých kilometrů, takže je tady záměrně neuvádíme — aktuální sazby najdete vždy v ceníku a na stránce stěhování kanceláří a firem, kde je i nezávazná poptávka a bezplatná obhlídka zdarma.